Бизнес кореспонденцията е важна и в същото време трудна, за онези, които не спазват протокола. Този вид кореспонденция може да ни изиграе лоша шега при писменото общуване, ако не знаем как се използва и не спазваме стриктно правилата й. Преди да започнем с тях, е добре да споменем, че до бизнес кореспонденция трябва да се стига само и единствено в случаите, когато личното общуване не е възможно. Ако ситуацията позволява да свършите определена работа чрез телефонен или личен разговор, не прибягвайте до писането на писма.
Това можете да направите, когато искате да изразите чувствата си на благодарност и признателност към даден човек или хора и искате този мил жест от ваша страна да остане запомнен. Също така, до писането на писмо можете да прибегнете, когато искате да потвърдите телефонен разговор, когато искате да избегнете недоразумение или да уточните определен проблем.
Основното правило при писане според бизнес етикета е да се изразявате максимално точно, ясно и делово. Правописните и пнктуационните грешки са абсолютно забранени, ако искате да ви възприемат сериозно и в случай, че искате да ви отговорят. Старайте се да пишете кратко и се придържайте към темата на писмото.
Когато посочвате името на получателя на кореспонденцията, се уверете, че го изписвате правилно. Ако имате съмнения относно името или титлата на човека, по-добре се допитайте до някого, за да си спестите неловка ситуация. Избягвайте да се обръщате само с „уважаеми господине” или „уважаема госпожо”. Това може да подскаже за немарливото ви отношение спрямо адресата на писмото. Темата ви трябва да бъде зададена в първите няколко изречения. Не допускайте да се разливате в километрични писма. Никой няма да си направи труда да ги прочете, а в случай, че го направи, може да реши да ви върне кореспонденция в същия дух. За да направите добро впечатление, използвайте минимален брой чуждици и специфични думи и изрази. Изключение правят случаите, в които темата е строго специфична и изисква употребата на специален речник. Добър съвет за успешна бизнес кореспонденция, към който трябва да се придържате, е да не използвате твърде много удивителни, въпросителни, емотикони и типични за устната реч изрази. Завършете писмото, като покажете уважението си към получателя и добавете няколко благопожелания. Не прекалявайте и с тях, за да не оставите грешно впечатление. Помнете, че при бизнес кореспонденцията, най-важно е да намерите златната среда, да бъдете умерени и максимално точни и кратки в изказа си.
